Меркурий для общепита: как ресторану зарегистрироваться и работать с ВСД?

Зачем ресторану Меркурий

Подконтрольная продукция животного происхождения движется с ветеринарными сопроводительными документами. Поставщик оформляет ВСД при отгрузке, ресторан гасит его при получении. Так система видит, что партия дошла до получателя. Если ресторан не зарегистрирован, поставщику некуда оформить документ, а ресторану нечем подтвердить приёмку.

Подконтрольные товары, которые есть почти в любом ресторане: мясо и мясная продукция, птица, рыба и морепродукты, молоко и молочная продукция, яйцо, мёд. Точный перечень утверждён ветеринарными правилами, при сомнениях сверяйтесь с Россельхознадзором.

Из чего состоит регистрация

В Меркурии регистрируются три вещи:

• Хозяйствующий субъект — ваша организация или ИП.
• Площадка — адрес, куда приходит продукция: ресторан, кухня, склад. У сети площадок несколько.
• Пользователи — сотрудники с учётными записями ВетИС и правами на нужные действия, например на гашение ВСД на конкретной площадке.

Заявки на регистрацию подают в территориальное управление Россельхознадзора. Порядок, формы заявлений и способы подачи описаны в официальной справке ВетИС (help.vetrf.ru) — используйте её, а не пересказы: детали со временем меняются.

Как ресторан работает в Меркурии каждый день

1. Поставка приходит с ВСД. Документ появляется во входящих вашей площадки.
2. Товар проверяют при приёмке. Наименование, объём, производитель, дата выработки, условия перевозки.
3. ВСД гасят. Полностью — если всё совпало, частично с актом несоответствия — если нет. Порядок и сроки — в статье про гашение ВСД.
4. Приход заводят в учётной системе в том же количестве, что погашено.

Как распределить роли

Чаще всего ВСД зависают не из-за сложности, а из-за организации: товар принял повар, а доступ в Меркурий есть только у управляющего, который приедет завтра. Помогает простое правило: на каждой площадке есть сотрудник с правом гашения и его дублёр, а раз в день кто-то смотрит список непогашенных ВСД по всем точкам.

Если сотрудник уходит, его учётную запись отключают, а права передают новому. Это тоже делается через ВетИС.

Частые проблемы

• ВСД пришёл на другую площадку — поставщик указал не тот адрес получателя.
• Груз пришёл, а ВСД нет во входящих — поставщик ещё не оформил документ или оформил на другую организацию.
• ВСД погашен с ошибкой — исправлять приходится через Меркурий и поставщика, быстрее этого не допускать.
• Одно название в ВСД, другое в УПД, третье в iiko — без связки документов сложно понять, к какой поставке относится ВСД.

Автоматизация через ВетИС.API

У ВетИС есть программный интерфейс ВетИС.API. Через него учётные системы и сервисы могут получать входящие ВСД и гасить их от имени организации. Доступ к API оформляют отдельно, это тоже описано в справке ВетИС.

Чек-лист перед первой поставкой

• Организация и все площадки, куда приходит продукция, зарегистрированы в Меркурии.
• У сотрудников, которые принимают товар, есть учётные записи ВетИС с правом гашения на своей площадке.
• Поставщики знают точный адрес площадки для ВСД.
• Понятно, кто гасит ВСД, если основной сотрудник на выходном.
• Есть правило, что делать при недовесе или браке: частичное гашение с актом, а не гашение целиком.

Как связать ВСД с накладной и приходом

На одну поставку обычно приходят три документа: ВСД в Меркурии, УПД через ЭДО и приход в учётной системе. Количество во всех трёх должно совпадать. Если в Меркурии погасили 18,6 кг курицы, а приход в iiko завели на 20 кг, разница всплывёт в себестоимости и в сверке с поставщиком.

Проще всего, когда приёмщик проверяет товар один раз, а все три документа заполняются по результату этой проверки. Подробнее о сверке — в статье про сверку накладных.

Как это решается в Сверочке

Сверочка помечает в поставке строки, которым нужен ВСД, рядом с УПД из СБИС и приходом в iiko. Гашение ВСД — из Сверочки через ВетИС.API. Подписка — 6 000 ₽ в месяц за точку.

Сверочка · Карточка УПД

Частые вопросы