Как погасить ВСД в Меркурии ресторану и не пропустить срок?
Погасить ВСД — значит подтвердить в Меркурии, что поднадзорный груз (мясо, рыба, молочка, яйцо и т. п.) действительно пришёл к вам. Ресторан делает это после приёмки: сверяет товар с ВСД и гасит его полностью, а при недовесе или браке — частично, с актом несоответствия. Делать это нужно сразу после поступления: по ветеринарным правилам — как правило, не позднее одного рабочего дня.
Что такое гашение ВСД и почему оно на стороне ресторана
Ветеринарный сопроводительный документ (ВСД) оформляет поставщик, когда отгружает подконтрольную продукцию. Пока получатель его не погасил, партия числится «в пути». Гашение закрывает эту цепочку: ресторан подтверждает, что получил именно этот товар, в этом объёме и в нормальном состоянии. Если документ висит непогашенным, это видно и поставщику, и контролирующим органам.
Сроки гашения задают ветеринарные правила. Общий ориентир — не позднее одного рабочего дня с момента поступления груза. Точные формулировки и возможные санкции периодически уточняются, поэтому сверяйте их с актуальными разъяснениями Россельхознадзора.
Как погасить ВСД: порядок для ресторана
- Приёмка на точке. Повар или управляющий проверяет товар, вес, температуру, целостность упаковки.
- Сверка с ВСД. Наименование, объём, производитель, дата выработки должны совпадать с документом поставщика.
- Гашение. Если всё совпало — ВСД гасится полностью. В Меркурии.ХС это делается во входящих документах по конкретному ВСД.
- Расхождения. Недовес, пересорт или брак — частичное гашение: в ВСД указывается фактически принятый объём, оформляется акт несоответствия, на остаток поставщик получает возвратный ВСД.
Где обычно теряется время
- Приёмщик принял товар, но не сообщил тому, у кого доступ в Меркурий, — ВСД ждёт до следующего дня.
- Документ из Меркурия не связан с накладной: в Меркурии одно название, в УПД другое, в iiko третье.
- Несколько точек и один ответственный: непонятно, какой ВСД к какой поставке относится.
Частичное гашение, акт несоответствия и возвратный ВСД
Самая частая ситуация в ресторане — поставка пришла, но не совсем такая, как в документе. Например, в ВСД 20 кг охлаждённой курицы, а на весах 18,6 кг, или одна коробка рыбы пришла с нарушенной упаковкой. Гасить такой документ целиком нельзя: вы подтвердите, что приняли то, чего не получали.
Правильный путь такой. В ВСД указывается фактически принятый объём. На разницу оформляется акт несоответствия — в нём фиксируется, что именно не совпало: количество, качество, маркировка, сопроводительные сведения. На не принятую часть поставщику оформляется возвратный ВСД, и он видит, что товар к нему возвращается. Если поставка не годится целиком, документ не гасится, и поставка оформляется как возврат.
Что проверять, прежде чем гасить
- Наименование и вид продукции совпадают с товаром на руках.
- Объём и единицы измерения совпадают с фактом после взвешивания.
- Производитель и дата выработки соответствуют маркировке на упаковке.
- Срок годности позволяет принять товар.
- Условия перевозки соблюдены: например, охлаждённая продукция пришла охлаждённой.
Ещё один практический момент — связь ВСД с бухгалтерскими документами. Поставщик выставляет УПД через ЭДО, и количество в УПД должно совпадать с тем, что вы погасили в Меркурии. Если в Меркурии погашено 18,6 кг, а приход в iiko создан на 20 кг, расхождение потом всплывёт в себестоимости и в сверке с поставщиком. Поэтому гасить ВСД и принимать накладную удобнее в одном месте, глядя на одну и ту же поставку.
Как это решается в Сверочке
В Сверочке строки поставки, которым нужен ВСД, помечаются автоматически, а в карточке видно, на каком шаге сейчас Меркурий. Приёмщик подтверждает факт в приложении, а гашение уходит в Меркурий с сервера через ВетИС.API. Модуль входит в подписку — 6 000 ₽ в месяц за точку.
Чек-лист: чтобы ВСД не зависали
- Назначьте ответственного за гашение на каждой точке и дублёра.
- Принимайте товар с ВСД в день поставки, а не «потом, вместе со всеми».
- При любом расхождении — частичное гашение, а не «погасим целиком, разберёмся с поставщиком».
- Раз в день смотрите список непогашенных ВСД по всем точкам.
Если хотите посмотреть, как это выглядит на ваших поставках, — оставьте заявку, покажем на демо.
Частые вопросы
Кто в ресторане должен гасить ВСД?
Получатель груза, то есть ваша организация. Технически это делает сотрудник с доступом в Меркурий или сервис, подключённый к ВетИС.API от имени организации.
Что делать, если привезли меньше, чем в ВСД?
Погасить ВСД частично на фактический объём и оформить акт несоответствия. На недостающую часть поставщик получит возвратный ВСД.
Какой срок гашения ВСД?
Ориентир по ветеринарным правилам — не позднее одного рабочего дня с момента поступления груза. Актуальные требования сверяйте с разъяснениями Россельхознадзора.
Входит ли Меркурий в тариф Сверочки?
Да, Меркурий входит в подписку за 6 000 ₽ в месяц за точку.
