Расхождение при приёмке товара: как оформить в ЕГАИС, Честном знаке, Меркурии и УПД?

Короткий ответ: что оформить в каждой системе

В одной поставке ресторана бывает до четырёх систем: УПД в ЭДО, ТТН в ЕГАИС, коды Честного знака и ВСД в Меркурии. Расхождение при приёмке оформляют в каждой из них, но разными документами и в разные сроки.

Главное правило — одно решение на всю поставку. Пример: по УПД и ТТН 20 бутылок, приехало 18. Тогда 18 бутылок — в акте расхождений ЕГАИС и в приходе в iiko, 2 — недостача в документе о расхождениях, а УКД поставщика уменьшает УПД до 18. Если в одной системе осталось 20, остатки в iiko, в госсистеме и в бухгалтерии разойдутся.

Акт о расхождении: что указать и кто подписывает

Акт о расхождении — первичный документ: им покупатель фиксирует, что принято не то, что в документах поставщика. Унифицированные формы — ТОРГ-2, а для импортного товара ТОРГ-3 из постановления Госкомстата России № 132. Они не обязательны: формы первичных документов определяет руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В ЭДО вместо бумаги — электронный документ о приёмке и расхождениях по формату ФНС.

• Что указать в акте о расхождении. Обязательные реквизиты первичного документа по ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название и дату, кто составил, что произошло, количество или сумму с единицами измерения, должности и подписи ответственных.
• По каждой позиции. Удобно писать, сколько по документу и сколько фактически, разницу и причину: в электронном документе о расхождениях для этого есть сведения «по документам поставщика», «фактически», брак, бой, недостача и излишки (раздел 9 методических рекомендаций ЦРПТ по ЭДО). Фото боя и брака приложите к акту.
• Кто участвует в приёмке. Порядок проверки количества и качества задают закон, иные правовые акты, договор или обычаи делового оборота (п. 2 ст. 513 Гражданского кодекса). Инструкции Госарбитража СССР о приёмке П-6 и П-7 применяют, только если на них ссылается договор поставки (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ № 18). Поэтому, кто подписывает акт и нужен ли представитель поставщика, смотрите в договоре.
• Водитель на месте. Если товар привёз водитель поставщика или перевозчика, отметьте расхождение при нём и дайте ему подписать акт; отказался — запишите это в акте.
• Сообщить поставщику. Акт — основа претензии поставщику или перевозчику, а о выявленных несоответствиях покупатель обязан незамедлительно письменно уведомить поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Документ о расхождениях может остаться односторонним: согласие с претензией поставщик может оформить УКД, если акт он не подписывал (приложение 2 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).
• Сколько хранить. Акт о расхождении — первичный документ: его хранят не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

ЕГАИС: акт расхождений к ТТН — до конца следующего рабочего дня

Принять ТТН с расхождениями в ЕГАИС — значит ответить на неё актом расхождений, где по строкам с расхождениями указано фактически принятое количество. Срок задан в пункте 11.2 порядка, утверждённого приказом Росалкогольрегулирования № 397: ответ «предоставляется в ЕГАИС не позднее следующего рабочего дня после дня осуществления приемки, отказа в приемке, приемки с расхождениями товара».

• Населённые пункты без интернета. Розница в населённых пунктах без доступа к интернету — из перечня, который утверждает регион (подп. 3 п. 2.1 ст. 8 закона № 171-ФЗ), — отвечает на ТТН не позднее 3 рабочих дней (абзац второй п. 11.2 приказа № 397). Срока «7 дней» в действующем порядке нет.
• Что указать в акте. По строкам с расхождениями — фактически принятое количество, а для бутылок с акцизными и федеральными марками — марки, которые вы не принимаете (поля 11 и 15 формы из приказа № 397).
• Кто закрывает акт. Акт с частичным расхождением подтверждает или отклоняет поставщик — так описано в технических требованиях к УТМ ЕГАИС (версия 4.2.0, редакция от 04.10.2022, разделы 3.2.3, 3.3 и 4.18). Пока поставщик не ответил, расхождение в ЕГАИС не закрыто.
• Лишние бутылки и чужие марки. В акте перечисляют только марки этой ТТН, от которых вы отказываетесь. Если указать марку не из ТТН, по техническим требованиям к УТМ ЕГАИС придёт тикет с ошибкой. Как оформить лишний товар, решайте с поставщиком.
• Ошиблись с ответом на ТТН. По техническим требованиям к УТМ ЕГАИС (раздел 2.7) получатель может отменить первоначальное решение по ТТН, даже если она уже подтверждена, отказана или проведена с расхождениями. Вы отправляете запрос на отмену проведения, поставщик подтверждает или отклоняет его.

Приказ № 397 действует до 1 января 2027 года, поэтому срок ответа на ТТН стоит перепроверить после этой даты. Как заполнить акт по шагам — в статье про акт расхождений в ЕГАИС.

Честный знак: переходят все коды, лишние возвращает УКД или исправленный УПД

Принять часть кодов маркировки из одного УПД нельзя: ответ покупателя переводит коды документом целиком. В разделе 4.6 методических рекомендаций ЦРПТ по документам ЭДО (версия 141.0 от 21.10.2026) это зависит от поля «КодИтога» в титуле покупателя:

• 1 — принято без расхождений. Все коды из УПД переходят к вам.
• 2 — принято с расхождениями. Коды тоже переходят все: «Все указанные КИ перейдут на получателя документа. Последующая корректировка данных по КИ может быть осуществлена путём подачи исправленных или корректировочных документов». КИ — коды идентификации.
• 3 — не принято. Все коды остаются у поставщика.

Документ о расхождениях (электронный ТОРГ-2) сам коды не перемещает: по разделу 9 методических рекомендаций ЦРПТ он «не обрабатывается на стороне ГИС МТ». Лишние коды уходят поставщику только с УКД или исправленным УПД, а вид исправления зависит от того, что не сошлось:

• Недостача или брак товара — поставщик выставляет УКД, где указаны коды до и после корректировки (разделы 9.2.1 и 9.2.2 рекомендаций ЦРПТ). Коды уйдут поставщику, когда вы подпишете УКД с отметкой «согласен»; при «не согласен» движения кодов не будет (раздел 5).
• Излишек — переходят только коды из УПД. Поставщик либо ждёт лишний товар обратно, либо присылает исправленный УПД на все фактически переданные товары или отдельный УПД на излишек (раздел 9.2.3 рекомендаций ЦРПТ).
• Товар в порядке, но коды не те — ТОРГ-2 с кодом обстоятельств 4XXX и исправленный УПД от поставщика с верными кодами (раздел 9.1 рекомендаций ЦРПТ). По пиву, пока вы не подписали УПД, поставщик может отменить свой титул и прислать корректный (раздел 7.10.2).

Для пива сроки заданы правилами маркировки пива (постановление Правительства № 2173). Покупатель направляет подписанный УПД в систему маркировки не позднее одного рабочего дня после дня приёмки (п. 99). Поставщик формирует УКД или исправленный УПД не позднее следующего рабочего дня после согласования расхождений и оформления первичных документов (п. 129).

Для молочной продукции и упакованной воды правила маркировки тоже обязывают поставщика сформировать УКД или исправленный УПД, подписанный обеими сторонами (п. 110 постановления № 2099 и п. 106 постановления № 841), но срок в этих пунктах не назван.

За кем числятся коды после ответа и после исправления, видно в личном кабинете Честного знака. Где искать коды в документе и что делать, если их нет, — в статье про коды маркировки в УПД.

Меркурий: гашение по факту, возвратный ВСД — только на то, что увозят

Погасить ВСД при расхождении — значит указать в Меркурии фактически полученный объём. По пункту 22 порядка оформления ВСД в электронной форме (приложение 2 к приказу Минсельхоза России № 862) транспортный ВСД гасят в течение 24 часов после доставки, а при частичной приёмке или отказе — «незамедлительно после окончания процедуры приемки».

• Привезли меньше. Укажите при гашении фактически принятый объём и до гашения уведомите отправителя (п. 24 приложения 2 к приказу № 862). Возвратный ВСД на то, чего не привезли, не оформляют: если партия «или ее часть фактически не перемещается, оформление возвратного ВСД не допускается» (п. 25 приложения 2 к приказу № 862). Россельхознадзор в разъяснении о гашении эВСД от 13.06.2019 советует в таком случае не ставить «разделить партию», а указать фактическую массу.
• Брак увозят обратно. На непринятую часть, которая уезжает к отправителю, оформляют возвратный ВСД (п. 25 приложения 2 к приказу № 862). В Меркурий.ХС при частичной приёмке он формируется на остаток автоматически — так описано в справке Россельхознадзора о гашении.
• Когда нужен акт несоответствия. По справке Россельхознадзора о гашении расхождение объёма в пределах 1 % в большую и 5 % в меньшую сторону допустимо без акта, но фиксируется в системе, а увеличить объём при гашении можно не больше чем на 1 %. Разницу больше допуска и другие несоответствия, например в номенклатуре, фиксируют актом несоответствия; с ним партию принимают только при незначительных несоответствиях.

Если при гашении оформлен акт несоответствия с меньшим объёмом, отправитель может вернуть разницу на свой складской остаток в течение 30 календарных дней — это операция «Возврат объёма отправителю». Как проверить ВСД перед гашением и не пропустить срок — в статье про гашение ВСД.

УПД в ЭДО: «принято с расхождениями», документ о расхождениях и УКД

Отдельного документа «УПД с расхождениями» нет. Это обычный УПД, который покупатель подписывает с результатом «принято с расхождениями» — значение 2 поля «КодИтога» в титуле покупателя по таблице 7.6 формата УПД (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@), как пересказывает раздел 4.6 рекомендаций ЦРПТ. Вместе с ним покупатель отправляет поставщику документ о расхождениях.

• Документ о расхождениях. Для ЭДО у ФНС есть электронный формат документа о приёмке и расхождениях (приказ № ММВ-7-15/423@) — по сути электронный ТОРГ-2. Подпись поставщика и УКД при одностороннем акте — в разделе про акт о расхождении выше.
• Исправленный УПД или УКД. Исправленный УПД — если ошибка в самом документе: например, товар, указанный как недостача, на самом деле не отгружали. УКД — если количество или цена меняются после отгрузки, например из-за недостачи или брака, выявленных при приёмке. Так разделяют письмо ФНС № ММВ-20-15/86@ (приложение 2) и рекомендации ЦРПТ (разделы 5 и 9.2.2); что применить в вашем случае, решает бухгалтер.
• Срок корректировочного счёта-фактуры. Продавец выставляет его не позднее пяти календарных дней со дня документа, который подтверждает согласие покупателя на изменение (п. 3 ст. 168 и п. 10 ст. 172 НК РФ).
• Приход в iiko — по фактически принятому количеству. Пришедшее исправление связывают с исходной накладной, а не проводят вторым приходом; как это сделать — в статье про исправленный УПД и УКД.

Если груз вёз перевозчик, у поставки есть ещё транспортная накладная — перевозочный документ. С 1 сентября 2026 года она, как правило, электронная: бумажную оформляют только в случаях из приказов Минтранса (ответы Минтранса об электронных перевозочных документах, вопрос 1). Если поставщик везёт свой товар своим транспортом, транспортную накладную не оформляют (вопрос 4).

При недовозе или повреждённом грузе замечания о количестве и состоянии вносите в свой титул электронной транспортной накладной (ЭТрН) до подписи: часть сведений потом не исправить, а принятую ГИС ЭПД накладную нельзя отозвать или аннулировать (ответы Минтранса, вопросы 13 и 14). Расхождения по товару при этом оформляют в УПД и документе о расхождениях. Как отразить корректировку в учёте и по НДС, решает ваш бухгалтер: это зависит от договора и ситуации.

Возврат после приёмки и после продажи по кассе

Если брак нашли, когда поставку уже приняли во всех системах, каждую систему правят своим документом. В ЕГАИС принятую ТТН можно распровести только с согласия поставщика: вы отправляете запрос на отмену проведения, он подтверждает или отклоняет его (технические требования к УТМ ЕГАИС, раздел 2.7). Если поставщик отклонил отмену, порядок возврата согласуйте с ним.

Для маркированного товара ЦРПТ на примере молочной продукции называет стандартным путём возврата претензию по форме ТОРГ-2 и УКД поставщика к исходному УПД: после подписания УКД коды возвращаются продавцу. Похожий порядок для брака, найденного при приёмке, — УКД с кодами до и после корректировки — описан в разделе 9.2.1 методических рекомендаций ЦРПТ по ЭДО. Это порядок для кодов маркировки; как оформить возврат в учёте и по НДС, решает бухгалтер.

• УПД возврата с признаком 00009 коды не двигает. Если отправить поставщику УПД с функцией «ДОП» и признаком возврата СпОбстФДОП = 00009, владелец кодов не сменится (раздел 6.1.2 методических рекомендаций ЦРПТ по ЭДО). Обратная продажа обычным УПД коды переводит, но, по базе знаний ЦРПТ, она возможна в частных случаях и по согласованию обеих сторон.
• Товар уже пробит по кассе. Код, который выбыл в розницу, поставщику не вернуть, пока вы не вернёте его в оборот: иначе документ отклонят с ошибкой 177 (раздел 8.2 методических рекомендаций ЦРПТ по ЭДО).
• Брак не возвращают физически. Если товар утилизируют у вас, методические рекомендации ЦРПТ допускают УКД без кодов (раздел 9.2.1) — коды остаются за вами. Их выводят из оборота с причиной вроде «Утилизация» или «Уничтожение» (база знаний ЦРПТ). Для пива в общепите сведения о выводе из оборота подают в течение 3 рабочих дней с момента составления первичного документа (п. 120 постановления № 2173).

В Меркурии погашенный транспортный ВСД аннулировать нельзя (п. 29 приложения 2 к приказу № 862), а на перемещение подконтрольного товара оформляют ВСД (п. 3 приложения 1 к тому же приказу). Поэтому вывоз брака после гашения — это новое перемещение со своим ВСД. Порядок возврата лучше заранее закрепить в договоре с поставщиком.

Порядок на точке: чтобы расхождение не потерялось

Чтобы расхождение при приёмке не потерялось, его фиксируют до подписи документов и оформляют одним решением во всех системах поставки. Порядок на точке — пять шагов.

1. Зафиксируйте факт до подписи. Пересчитайте и взвесьте, сфотографируйте бой, брак и этикетки при пересорте, отсканируйте коды маркировки. Если водитель на месте, составьте акт при нём и дайте подписать; отказался — запишите это в акте.
2. Не подтверждайте «по документу». Подтверждённая без расхождений ТТН ставит на ваш баланс в ЕГАИС весь алкоголь из неё, а подписанный без расхождений УПД означает, что вы приняли весь товар по документу.
3. Выберите одно решение — принять с расхождениями, отказаться от части или от всей поставки — и оформите его в каждой системе поставки.
4. Уложитесь в сроки. ЕГАИС — не позднее следующего рабочего дня после приёмки, ВСД при частичной приёмке — сразу после неё, УПД на пиво — не позднее одного рабочего дня.
5. Дождитесь исправления и проверьте коды. Пока нет УКД или исправленного УПД, вопрос не закрыт; после исправления посмотрите в Честном знаке, за кем числятся коды.

Как сверять накладную с фактом и с iiko до проводки — в статье про сверку накладных. В Сверочке УПД из ЭДО превращается в черновик прихода в iiko. Исправленный УПД от поставщика Сверочка находит при загрузке и связывает с исходным документом, а проведённый приход в iiko обновляет только по кнопке с подтверждением. ЕГАИС, Честный знак и Меркурий входят в подписку.

Сверочка · Позиции УПД

Частые вопросы

Источники

• Приказ Росалкогольрегулирования № 397 от 17.12.2020 (ред. от 26.11.2024), п. 11.2 — срок ответа на ТТН, поля акта расхождений; действует до 01.01.2027
• Федеральный закон № 171-ФЗ от 22.11.1995, статья 8, пункт 2.1, подпункт 3 — населённые пункты без доступа к интернету, перечень утверждает регион
• Универсальный транспортный модуль ЕГАИС. Технические требования, версия 4.2.0, редакция от 04.10.2022, разделы 2.7, 3.2.3, 3.3, 4.18 — подтверждение акта расхождений поставщиком, ошибка на марку не из ТТН, отмена проведения ТТН
• Методические рекомендации по оформлению документов ЭДО, ЦРПТ, версия 141.0 от 21.10.2026, разделы 4.6, 5, 6.1.2, 7.10.2, 8.2, 9 — переход кодов при приёмке с расхождениями, ТОРГ-2, УКД и исправленный УПД, излишек, возврат
• Как осуществить возврат молочной продукции поставщику?, база знаний ЦРПТ, 09.09.2026 — претензия по ТОРГ-2 и УКД поставщика после приёмки, вывод из оборота, обратная продажа
• Постановление Правительства РФ № 2173 от 30.11.2022 (ред. от 13.09.2025), пп. 99, 120 и 129 — сроки подписания УПД, вывода из оборота и исправления по пиву
• Постановление Правительства РФ № 2099 от 15.12.2020 (ред. от 18.08.2026), п. 110 — УКД или исправленный УПД по молочной продукции
• Постановление Правительства РФ № 841 от 31.05.2021 (ред. от 02.06.2025), п. 106 — УКД или исправленный УПД по упакованной воде
• Приказ Минсельхоза России № 862 от 13.12.2022 (ред. от 07.05.2025), приложение 1, п. 3; приложение 2, пп. 22, 24, 25, 29 — гашение ВСД по факту, отказ от партии, возвратный ВСД, аннулирование
• Гашение продукции, поступившей по электронным ВСД, в Меркурий.ХС, справка Россельхознадзора — частичная приёмка, допуск 1 % и 5 %, ограничение увеличения объёма, акт несоответствия
• Возврат объёма отправителю по акту несоответствия в Меркурий.ХС, справка Россельхознадзора — 30 календарных дней на возврат разницы отправителю
• О порядке действий при гашении эВСД, Россельхознадзор, 13.06.2019 — возвратный ВСД на непоступивший товар не оформляют; написано при прежнем приказе, вывод совпадает с п. 25 приказа № 862
• Приказ ФНС России № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 — карточка приказа о формате УПД; значения поля «КодИтога» (таблица 7.6) — по разделу 4.6 рекомендаций ЦРПТ
• Приказ ФНС России № ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019 — формат документа о приёмке и расхождениях
• Письмо ФНС России № ММВ-20-15/86@ от 17.10.2014, приложение 2 — УКД при одностороннем акте о расхождениях; ошибки исправляют не УКД, а исправлением УПД
• Налоговый кодекс РФ, статья 168, пункт 3 — пять календарных дней на корректировочный счёт-фактуру
• Налоговый кодекс РФ, статья 172, пункт 10 — согласие покупателя на изменение стоимости и количества
• Гражданский кодекс РФ, статья 513, пункт 2 — проверка количества и качества, письменное уведомление поставщика
• Постановление Пленума ВАС РФ № 18 от 22.10.1997, пункт 14 — инструкции П-6 и П-7 — только если на них ссылается договор
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 9, части 2 и 4 — обязательные реквизиты первичного документа, формы утверждает организация
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 29, часть 1 — хранить первичные документы не менее пяти лет
• Постановление Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 — унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 (для импортных товаров)
• Электронные перевозочные документы: ответы на вопросы, Минтранс России — электронная транспортная накладная с 01.09.2026, исключения, исправление и аннулирование (вопросы 1, 4, 13, 14)

Нормы — по состоянию на 24.10.2026, редакцию проверяйте по ссылке.