Как составить акт расхождений в ЕГАИС при приёмке алкоголя?
Акт расхождений в ЕГАИС оформляют, когда фактически привезли не то, что указано в ТТН: меньше, больше, другой товар или бой. В акте указывают фактически принятое количество по каждой позиции и отправляют его через УТМ поставщику. Поставщик подтверждает или отклоняет акт, и только после этого остатки в ЕГАИС становятся окончательными.
Когда нужен акт расхождений
- Недовложение — в ТТН 12 бутылок, привезли 10.
- Бой или брак — бутылки разбиты при доставке.
- Пересорт — привезли другое вино или другой объём тары.
- Излишек — привезли больше, чем в документе.
Если не совпадает всё — проще отказаться от ТТН целиком и попросить поставщика выставить новую.
Как составить акт: по шагам
- Пересчитайте поставку и зафиксируйте фактическое количество по каждой позиции ТТН.
- Сфотографируйте проблему: бой, повреждённую упаковку, этикетки при пересорте. Фото пригодятся в споре с поставщиком.
- В учётной системе или интерфейсе УТМ откройте ТТН и выберите действие «Акт расхождений» вместо подтверждения.
- Укажите фактическое количество по строкам и отправьте акт.
- Дождитесь ответа поставщика: он принимает или отклоняет акт. Пока ответа нет, документ не закрыт.
Сроки ответа на ТТН и порядок оформления сверяйте с актуальными разъяснениями ФСРАР: правила меняются, а нарушение порядка учёта алкоголя грозит штрафами.
Что ещё нужно не забыть
Расхождение по ЕГАИС почти всегда тянет за собой расхождение в бухгалтерских документах. Если поставщик прислал УПД через ЭДО, по нему тоже нужно исправление или корректировка, а приход в iiko должен совпасть с тем, что вы реально приняли. Иначе на складе в iiko одно количество, в ЕГАИС другое, а в бухгалтерии третье. Об исправленных документах — в статье про ИУПД и УКД.
Примеры: как выглядит расхождение на практике
Недовложение. В ТТН две коробки вина по 6 бутылок, привезли одну коробку и 5 бутылок из второй. В акте указываете фактически принятые 11 бутылок. Поставщик видит разницу и подтверждает акт или связывается с вами.
Бой при доставке. В ТТН 24 бутылки пива, одна разбита при разгрузке на ваших глазах. В акте — 23. Фото разбитой бутылки и упаковки лучше сохранить: это аргумент, если поставщик не согласится.
Пересорт. Заказывали одно вино, привезли другое того же производителя. Здесь всё зависит от договорённости: можно принять фактически привезённое по согласованию с поставщиком, чтобы он исправил документы, или отказаться от этой позиции.
Чего делать не стоит
- Подтверждать ТТН целиком «чтобы не висела», а потом выяснять с поставщиком. Остатки в ЕГАИС уже не совпадут с фактом.
- Отправлять акт, не пересчитав поставку полностью: исправить отправленный акт нельзя.
- Принимать расхождение только в ЕГАИС, забыв про УПД и приход в iiko.
В сети с несколькими точками добавляется ещё один риск: на точке зафиксировали недостачу, но офис узнал о ней только из акта сверки с поставщиком в конце месяца. Поэтому важно, чтобы факт приёмки, фото и причина расхождения сразу оказывались там, где с документами работает бухгалтер.
Как это решается в Сверочке
Приёмщик на точке отмечает фактическое количество и прикладывает фото, и если по алкогольной строке есть расхождение, в ЕГАИС уходит не подтверждение, а акт. Алкогольные строки отмечены прямо в поставке.
Частые вопросы
Можно ли исправить акт расхождений после отправки?
Отправленный акт исправить нельзя. Если поставщик его отклонил, оформляется новый ответ по согласованию с поставщиком.
Что делать, если поставщик не отвечает на акт?
Связаться с ним напрямую: пока акт не подтверждён, документ не закрыт. Сохраните фото и переписку.
Нужно ли исправлять УПД, если оформили акт расхождений в ЕГАИС?
Да, бухгалтерские документы тоже должны отражать фактическую поставку: поставщик выставляет исправленный или корректировочный документ.
