Как сверять накладные поставщика с фактом и с iiko до проводки?
Сверка накладной — это три сравнения: документ поставщика с фактом на точке, документ с приходом в iiko и документы разных систем между собой (УПД, ТТН ЕГАИС, ВСД, коды маркировки). Делать её нужно до проводки, иначе расхождения уходят в себестоимость и в акт сверки с поставщиком в конце месяца. Удобнее всего, когда все три сравнения видны в одной карточке поставки.
Что именно сверять
1. Документ и факт
- Количество и вес по каждой позиции.
- Наименование и фасовка: нет ли пересорта.
- Качество: бой, брак, температура для охлаждённого.
2. Документ и iiko
- Каждая строка УПД сопоставлена с товаром в iiko.
- Коэффициент единиц верный: «1 коробка = 12 бутылок = 6 литров».
- Склад — той точки, куда реально приехала поставка.
- Сумма прихода в iiko совпадает с суммой документа.
- Этой накладной ещё нет в iiko — нет дубля.
3. Документы между собой
- ТТН ЕГАИС и УПД по алкоголю совпадают.
- ВСД есть на все подконтрольные позиции.
- Коды маркировки пришли там, где они должны быть.
Где теряются расхождения
Чаще всего — на стыке людей. Повар на точке видит, что привезли меньше, но говорит об этом устно. Бухгалтер в офисе видит только документ и проводит его. Через месяц расхождение всплывает в акте сверки с поставщиком, и восстановить, что произошло, уже трудно. Если что-то не сошлось, правильный путь — акт расхождений и исправленный или корректировочный документ от поставщика, см. статьи про акт расхождений и про ИУПД и УКД.
Кто за что отвечает
Сверка работает, когда у каждого шага есть хозяин:
- Приёмщик на точке — повар, бармен, управляющий смены — отвечает за факт: что привезли и в каком состоянии.
- Сопоставитель — технолог или калькулятор — отвечает за связь позиций поставщика с номенклатурой iiko и за коэффициенты.
- Бухгалтер — за документы и проводку прихода.
- Управляющий — за то, чтобы на его точках ничего не висело.
Если роли не разделены, сверку делает тот, кто «первым увидел», и одни расхождения проверяются дважды, а другие — ни разу.
Как это решается в Сверочке
Сверочка выросла из этой задачи. Сверка накладной с iiko — сопоставление позиций по истории, коэффициенты, подсказка склада, поиск дубля с уже заведённой накладной — работает в Slurp Ramen каждый день. Сверку с фактом на точке делают в приложении приёмщика с фото бумажной накладной.
Чек-лист ежедневной сверки
- Все поставки за день приняты на точках.
- Нет строк без пары в iiko.
- Нет возможных дублей.
- По алкоголю и подконтрольной продукции все системы закрыты.
Посмотреть, как это выглядит на ваших поставках, — оставить заявку.
Частые вопросы
Когда лучше сверять накладные — сразу или в конце месяца?
Сразу, до проводки в iiko. В конце месяца расхождения уже попали в себестоимость, и восстановить причину трудно.
Чем сверка накладных отличается от акта сверки с поставщиком?
Сверка накладных — проверка каждой поставки по факту и документам. Акт сверки — сверка взаиморасчётов за период. Если накладные сверены вовремя, акт сверки сходится без сюрпризов.
Можно ли в Сверочке требовать фото бумажной накладной?
Это часть приложения приёмщика. Правило настраивается: не требовать фото, требовать только для алкоголя или для всех поставок.
