ЕГАИС для общепита: что нужно ресторану, чтобы работать с алкоголем?
Чтобы ресторан мог закупать и продавать алкоголь, ему нужна регистрация в ЕГАИС с ФСРАР ID для каждой точки, квалифицированная электронная подпись на аппаратном ключе и установленный УТМ. Через УТМ ресторан получает ТТН от поставщиков и отвечает на них, а для крепкого алкоголя дополнительно фиксирует вскрытие тары. Для продажи крепкого алкоголя нужна ещё и лицензия.
Что такое ЕГАИС и зачем он ресторану
ЕГАИС — государственная система учёта оборота алкоголя, её ведёт Росалкогольтабакконтроль (ФСРАР). Каждая партия алкоголя движется в ней от производителя до точки продажи. Ресторан подтверждает закупки, а для крепкого алкоголя — ещё и вскрытие бутылок, из которых наливают гостям.
Работать в ЕГАИС должны заведения, которые закупают алкоголь, в том числе только пиво. Требования к пиву и к крепкому алкоголю отличаются, об этом ниже.
Что нужно для подключения
- Квалифицированная электронная подпись на аппаратном ключе (JaCarta, Рутокен) — его часто называют токеном.
- Регистрация в личном кабинете ЕГАИС и ФСРАР ID — идентификатор для каждой точки (адреса и КПП).
- УТМ — универсальный транспортный модуль. Его ставят на компьютер точки, через него идут все документы.
- RSA-ключ для каждой точки, который выпускают в личном кабинете ЕГАИС.
- Программа учёта, которая умеет работать с УТМ: учётная система или отдельный сервис.
- Лицензия — для розничной продажи крепкого алкоголя. Для пива в общепите лицензия не нужна, но регистрация в ЕГАИС обязательна.
Порядок регистрации и требования время от времени уточняются, актуальные сверяйте на egais.ru и в разъяснениях ФСРАР.
Что ресторан делает в ЕГАИС каждый день
- Отвечает на ТТН. Поставщик отгрузил алкоголь — в УТМ пришла накладная. Ресторан подтверждает её, отказывает или отправляет акт расхождений. Подробно — в статье про ТТН ЕГАИС и про акт расхождений.
- Фиксирует вскрытие крепкого алкоголя. Бутылку, из которой начали наливать, отражают в ЕГАИС.
- Ведёт учёт пива. Для пива свои правила, в том числе для разливного. Разбор — в статье про пиво в ЕГАИС.
- Следит за остатками. Остатки в ЕГАИС должны совпадать с фактом и с учётной системой.
Пиво и крепкий алкоголь: в чём разница
Заведению, которое продаёт только пиво, не нужна лицензия, а учёт проще: подтверждение закупок и свои правила списания. Заведению с крепким алкоголем нужны лицензия и учёт вскрытия тары. Часть пива дополнительно маркируется в Честном знаке, тогда у поставки два контура сразу.
Типичные проблемы
- УТМ не работает — ключ выпал, служба остановилась, истёк сертификат. ТТН перестают приходить. Разбор — в статье про ошибку ключа в УТМ.
- ТТН без ответа — накладная пришла на кассу, но о ней никто не знает.
- Сеть точек — у каждой точки свой УТМ, ключ и ФСРАР ID, следить за всеми сразу трудно.
- Расхождение остатков между ЕГАИС, учётной системой и фактом.
Сроки ответа на ТТН и ответственность за нарушения учёта сверяйте с актуальными разъяснениями ФСРАР.
Чек-лист подготовки точки
- Электронная подпись записана на аппаратный ключ, срок действия не истекает в ближайшие недели.
- Точка зарегистрирована в личном кабинете ЕГАИС, ФСРАР ID известен поставщикам.
- УТМ установлен, RSA-ключ выпущен на эту точку.
- Программа учёта подключена к УТМ и получает документы.
- Для крепкого алкоголя есть лицензия, для пива — регистрация в ЕГАИС.
- Назначен сотрудник, который каждый день отвечает на ТТН, и понятно, кто чинит УТМ.
Как связаны ТТН, УПД и приход
На одну алкогольную поставку обычно приходят два документа: ТТН в ЕГАИС и УПД через ЭДО. Это разные системы, но количество и позиции в них должны совпадать между собой, с фактом и с приходом в учётной системе. Если по ТТН отправили акт расхождений, а УПД подписали целиком, расхождение потом придётся разбирать с поставщиком.
Если у вас несколько точек
У каждой точки свои ФСРАР ID, УТМ и RSA-ключ. Поломки тоже свои: на одной кассе выпал ключ, на другой истёк сертификат. Поэтому в сети важен общий контроль — список ТТН без ответа и состояние УТМ по всем точкам в одном месте.
Как это решается в Сверочке
Сверочка показывает алкогольные строки в той же поставке, что и УПД из СБИС, а агент на кассе следит за УТМ, ключом и сертификатами и пишет, на чьей стороне сломалось. Подтверждение ТТН и акт расхождений — из Сверочки. Подписка — 6 000 ₽ в месяц за точку.
Частые вопросы
Нужна ли ЕГАИС ресторану, который продаёт только пиво?
Да. Лицензия на пиво в общепите не нужна, но закупки пива нужно подтверждать в ЕГАИС, поэтому регистрация, ключ и УТМ требуются.
Что нужно, чтобы подключиться к ЕГАИС?
Квалифицированная электронная подпись на аппаратном ключе, регистрация в личном кабинете ЕГАИС и ФСРАР ID для точки, установленный УТМ с RSA-ключом и программа учёта, которая работает с УТМ. Для крепкого алкоголя — ещё лицензия.
Нужен ли отдельный УТМ на каждую точку?
Да, у каждой точки свой ФСРАР ID и свой RSA-ключ, а УТМ обычно ставят на компьютер этой точки.
Что будет, если не ответить на ТТН?
Поставка не появится на остатках ресторана в ЕГАИС, а документ у поставщика останется незакрытым. Сроки ответа и ответственность сверяйте с разъяснениями ФСРАР.
