Объёмно-сортовой учёт: что это и как ресторану принимать такие товары?

Что такое объёмно-сортовой учёт

В Честном знаке маркированный товар можно учитывать двумя способами. При поэкземплярном учёте каждая бутылка или пачка движется по своему коду: поставщик перечисляет все коды в УПД, покупатель принимает именно их, и система знает, где находится каждая единица. При объёмно-сортовом учёте (ОСУ) товар учитывается по виду и количеству: по коду товара (GTIN) и числу единиц, без перечня индивидуальных кодов в документе.

Физически товар маркирован в обоих случаях — код на упаковке есть. Разница в том, что передаётся в документах при отгрузке и приёмке.

Чем ОСУ отличается от поэкземплярного учёта

• Что в УПД. При поэкземплярном учёте — список кодов маркировки или кодов транспортных упаковок. При ОСУ — только товар и количество с признаком объёмно-сортового учёта.
• Что проверяет покупатель. При поэкземплярном учёте можно и нужно сверить коды с фактом. При ОСУ сверяют вид товара и количество, как в обычной накладной.
• Как товар попадает на баланс. В обоих случаях — через подписание УПД в ЭДО. При поэкземплярном учёте на баланс встают конкретные коды, при ОСУ — количество по товару.
• Что дальше с товаром. Порядок вывода из оборота в общепите зависит от товарной группы и вида учёта. Для общепита действуют отдельные правила, их подробности — в статье про Честный знак в общепите.

Каких товаров это касается

ОСУ применяют для части маркируемых групп, которые ресторан закупает регулярно: молочная продукция, упакованная вода, пиво и слабоалкогольные напитки, безалкогольные напитки, растительные масла и другие. Для ряда групп рынок переводят с объёмно-сортового на поэкземплярный учёт поэтапно, и правила зависят ещё и от того, кто поставщик: производитель, импортёр или оптовик.

Даты и условия по каждой группе меняются, поэтому актуальный статус своей товарной группы сверяйте на честныйзнак.рф или с поставщиком, а не по старым статьям.

Как понять, что поставка пришла по ОСУ

Проще всего — открыть УПД в своём ЭДО. В печатной форме коды маркировки обычно выводятся отдельным блоком под строкой товара или в приложении. Если такого блока нет, а товар маркируемый, возможны два варианта: строка законно идёт по объёмно-сортовому учёту или поставщик забыл передать коды.

Отличить их можно по XML-файлу УПД. При ОСУ в сведениях о товаре указывается количество для объёмно-сортового учёта — реквизит КолВедМарк. При поэкземплярном учёте вместо него в строке перечислены коды маркировки или коды транспортных упаковок. Если нет ни кодов, ни признака ОСУ, у поставщика стоит спросить, почему.

Как принимать товар по ОСУ

1. Сверить вид товара и количество. Наименование, объём упаковки и число единиц должны совпадать с фактом поставки.
2. Проверить, что строка действительно по ОСУ. Признак объёмно-сортового учёта есть, а не «просто нет кодов».
3. Подписать УПД в ЭДО. Именно подписание УПД сообщает Честному знаку, что товар принят.
4. При расхождении — не подписывать молча. Если привезли меньше, чем в документе, подписывают с расхождениями или просят у поставщика исправленный документ, иначе на балансе окажется товар, которого нет.
5. Завести приход в учётной системе. Количество в iiko должно совпадать с принятым в Честном знаке, иначе потом не сойдутся остатки.

Частые ошибки

• «Кодов нет — значит, не маркируется». Товар может идти по ОСУ законно, а может прийти без кодов по ошибке поставщика. Проверять надо признак, а не отсутствие кодов.
• Смешанная накладная. В одном УПД часть строк по ОСУ, часть поэкземплярно. Принимать каждую строку по её правилам.
• Бумажная накладная на маркированный товар. Маркированный товар принимают через ЭДО, бумажного документа недостаточно.
• Подписали, не пересчитав. Количество в Честном знаке разошлось с фактом и с iiko.
• Устаревшие правила. Группу уже перевели на поэкземплярный учёт, а поставщик отгружает по старой схеме. Сроки сверяйте с ЦРПТ.

Зачем вообще нужен объёмно-сортовой учёт

ОСУ появился как переходный режим: он позволяет маркировать товар, но не нагружает цепочку поставок поэкземплярной передачей кодов там, где оборудование и процессы к этому ещё не готовы. Для ресторана это проще — меньше проверок при приёмке. Но это же создаёт риск: без кодов в документе легче пропустить ошибку поставщика.

Пример: поставка молочной продукции

Условный пример. Поставщик прислал УПД на три позиции: молоко, сливки и йогурт.

• Молоко — в строке нет кодов, но есть признак объёмно-сортового учёта. Сверяете количество с фактом и принимаете как обычную позицию.
• Сливки — в строке перечислены коды маркировки. Количество кодов должно совпасть с числом упаковок, а при сомнениях коды можно проверить сканером или в приложении Честного знака.
• Йогурт — нет ни кодов, ни признака ОСУ, хотя товар маркируемый. До подписания УПД стоит написать поставщику и попросить исправленный документ.

Если подписать такой УПД целиком, по йогурту в Честном знаке ничего не изменится, а на балансе поставщика товар останется. Разбираться потом дольше, чем спросить сразу.

Что уточнить у поставщика заранее

• По каким позициям он отгружает по объёмно-сортовому учёту, а по каким — поэкземплярно.
• Как он будет передавать коды после перевода группы на поэкземплярный учёт.
• Кто у него отвечает за исправление УПД, если коды пришли с ошибкой.
• Как оформляется возврат маркированного товара.

Как ОСУ выглядит в учётной системе

В iiko приход маркированного товара по ОСУ заводят как обычно: по позициям и количеству. Коды маркировки в приходной накладной iiko не нужны. Важно другое: количество в iiko должно совпадать с количеством, принятым по УПД в ЭДО. Тогда остатки в учётной системе и в Честном знаке не разойдутся.

Как это решается в Сверочке

Сверочка читает XML каждого УПД и различает три случая: коды пришли, строка законно идёт по ОСУ (есть КолВедМарк) или товар похож на маркируемый, а кодов нет. В третьем случае строка подсвечивается до приёмки. Приёмка кодов в Честном знаке — из той же поставки.

Сверочка · doc-1-table

Обзор всех тем маркировки для ресторана — в статье про маркировку в общепите.

Частые вопросы